Wann wird die E-Rechnung verpflichtend? Die wichtigsten Fristen, Ausnahmen und Informationen zur Leitweg-ID – verständlich für Unternehmen erklärt.
Stand: Oktober 2026
Wann wird die E-Rechnung verpflichtend? Die wichtigsten Fristen, Ausnahmen und Informationen zur Leitweg-ID – verständlich für Unternehmen erklärt.
Die E-Rechnung verändert die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten noch Übergangsfristen – die erste davon endet am 31. Dezember 2026.
Doch was zählt eigentlich als E-Rechnung? Wer benötigt eine Leitweg-ID? Und reicht das bisherige E-Mail-Postfach aus?
Eine PDF allein ist keine E-Rechnung
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die Rechnungsprogramme automatisch auslesen und weiterverarbeiten können. Eine einfache PDF-Datei oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllt diese Anforderungen nicht.
In Deutschland sind insbesondere diese Formate üblich:
| Format | Besonderheit |
|---|---|
| XRechnung | Strukturierte XML-Datei. Für eine lesbare Darstellung wird ein geeigneter Viewer benötigt. |
| ZUGFeRD | Verbindet eine lesbare PDF mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. |
Bei ZUGFeRD muss eine geeignete Version und ein zulässiges Profil verwendet werden. Das BMF nennt Versionen ab 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Die wichtigsten Fristen im Überblick
Die folgenden Termine betreffen die grundsätzlich verpflichtende E-Rechnung bei entsprechenden Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
| Zeitpunkt | Was gilt? |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer. |
| Bis 31. Dezember 2026 | Alle Rechnungsaussteller dürfen noch Papier verwenden. Einfache PDF-Rechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers weiterhin möglich. |
| Ab 1. Januar 2027 | Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. |
| Bis 31. Dezember 2027 | Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen weiterhin sonstige Rechnungen genutzt werden. Auch für bestimmte bisherige EDI-Verfahren gilt eine Übergangsregelung. |
| Ab 1. Januar 2028 | Die allgemeinen Übergangsfristen enden. Für betroffene inländische B2B-Umsätze wird die E-Rechnung grundsätzlich verpflichtend. |
Maßgeblich ist der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers, nicht des Empfängers.
Wer ist betroffen – und welche Ausnahmen gibt es?
Die Pflicht betrifft grundsätzlich entsprechende Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Dazu zählen nicht nur GmbHs oder größere Betriebe, sondern beispielsweise auch Freiberufler und Einzelunternehmen.
Wichtige Ausnahmen von der Ausstellungspflicht sind:
- Rechnungen an Privatkunden: Die allgemeine B2B-Pflicht gilt hier nicht.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto.
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten.
- Rechnungen von Kleinunternehmern.
- Viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG.
Wichtig: Kleinunternehmer sind zwar von der verpflichtenden Ausstellung ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. „Kleinunternehmer“ ist eine umsatzsteuerliche Regelung – nicht einfach eine Bezeichnung für einen kleinen Betrieb.
Wer braucht eine Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID sorgt dafür, dass eine E-Rechnung bei einem öffentlichen Auftraggeber der richtigen Stelle zugeordnet wird.
Für den normalen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen ist keine Leitweg-ID erforderlich. Stellen Sie dagegen eine Rechnung an eine Behörde, benötigen Sie je nach den geltenden Vorgaben die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers – nicht eine eigene Nummer für Ihr Unternehmen.
Praktisch bedeutet das:
- Rechnung an ein anderes Unternehmen: grundsätzlich keine Leitweg-ID notwendig.
- Rechnung an eine Behörde: Leitweg-ID und Rechnungsanforderungen beim Auftraggeber erfragen.
- Rechnungen an öffentliche Auftraggeber: Zusätzlich können eigene Vorgaben zu Format und Übermittlungsweg gelten. Die B2B-Übergangsfristen ersetzen diese nicht.
Bei Bund, Ländern und Kommunen sollten deshalb immer die konkreten Anforderungen des Auftraggebers geprüft werden.
Was Unternehmen sonst noch beachten sollten
Empfang ist einfach – der Prozess muss trotzdem stimmen
Für den Empfang einer E-Rechnung genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Eine automatische Verbuchung ist nicht vorgeschrieben.
Für einen verlässlichen Ablauf empfiehlt sich dennoch:
- ein zentrales Rechnungspostfach,
- eine Software zur Anzeige und Prüfung der Rechnungsdaten,
- klare Zuständigkeiten für Freigabe und Buchhaltung,
- eine geregelte elektronische Ablage.
Die strukturierten Daten sind entscheidend
Bei einer ZUGFeRD-Rechnung sind bei Abweichungen die strukturierten Daten maßgeblich, nicht die sichtbare PDF-Darstellung. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen grundsätzlich im strukturierten Rechnungsteil enthalten sein. Eine technische Validierung kann fehlende oder unplausible Angaben erkennen – ersetzt aber keine inhaltliche Rechnungsprüfung.
Ausdrucke reichen zur Aufbewahrung nicht aus
Rechnungen sind umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder eine neu erstellte PDF ohne die XML-Daten genügt dafür nicht. Zusätzlich sind die einschlägigen GoBD-Anforderungen zu berücksichtigen.
Fazit: Jetzt Software und Abläufe prüfen
Die E-Rechnung ist mehr als ein neues Dateiformat. Richtig umgesetzt kann sie manuelle Datenerfassung reduzieren und Rechnungsprozesse vereinfachen.
Unternehmen sollten deshalb rechtzeitig prüfen, ob ihre Rechnungssoftware geeignete Formate erstellt und ob Empfang, Prüfung, Freigabe und Aufbewahrung geregelt sind. Besonders für Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ist der 1. Januar 2027 ein wichtiger Stichtag.
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Hinweis und Quelle
Dieser Beitrag bietet allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Individuelle Pflichten und Sonderfälle sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären.
Quelle: Bundesfinanzministerium – Fragen und Antworten zur E-Rechnung, FAQ-Stand März 2026.
Michael Pferrer 10/2026